¿Qué es la agilidad o método ágil en el ámbito laboral? En este artículo te decimos qué es y cómo abordarlo con tu equipo de trabajo remoto, para abordar proyectos en tu organización.

Tabla de contenido

1. Introducción: ¿Qué es realmente la agilidad en el trabajo?

2. Marco conceptual y fundamentos del método ágil

  • Cuestionando la gestión de proyecto tradicional
  • La rigidez tradicional versus la flexibilidad de la agilidad
  • Fundamentos del método ágil
  • La división ágil de las actividades
  • Aplicaciones del método ágil en sectores pioneros
  • Algunas ventajas de la agilidad en el trabajo
  • Síntesis de los fundamentos del método ágil

3. Consejos prácticos para organizar los proyectos de tu equipo de manera ágil

  • Gestión de proyectos con metodología y herramientas Kanban
  • Gestionar proyectos con la metodología GTD
  • Aprender a priorizar tus actividades con agilidad con la matriz de Eiseinhower
  • Uso de las estructuras liberadoras para dinamizar tus reuniones laborales

¿Qué es realmente la agilidad en el trabajo?

Seguro habrás escuchado de metodologías ágiles en el mundo laboral. ¿Pero qué significa realmente la agilidad en el trabajo?

La real academia española define la agilidad de la siguiente forma:

  1. Que se mueve con soltura y rapidez.
  2. Dicho de un movimiento: Hábil y rápido.
  3. Que actúa o se desarrolla con rapidez o prontitud.

La metodología ágil (“agile” en inglés) se refiere a la eficiencia del trabajo en equipo. Es una mentalidad que supone una forma distinta de trabajar y de organizarse.

Para mí, la eficiencia es un estado que reúne calidad y rapidez. Además de la eficiencia, la agilidad busca un alto rango de flexibilidad.

En realidad, el concepto ágil es más que un método. Es como una filosofía para organizar el trabajo colaborativo. Y como todas las filosofías, primero hay que entender el marco conceptual y sus fundamentos.

Del Método Ágil

Cuestionando la gestión de proyecto tradicional

El sitio agiliste francés nos comparte lo siguiente:

“La misma noción de «gestión de proyectos» está siendo cuestionada a favor de la «gestión de productos». Para razonar más con «producto» que «proyecto». Después de todo, el objetivo de un proyecto es dar a luz un producto.”

¿Y cuál es la diferencia? Con la gestión de proyecto clásica, nos enfocamos en un proceso rígido. El único margen de cambio que consideramos para un proyecto es tal vez a nivel de tiempos y dineros. Y eso es en el caso de haber diseñado previamente una ruta crítica. Estas rutas permiten alargar tiempo y ampliar presupuestos porque contemplan los peores escenarios.

No obstante, si hacemos gestión de productos, podemos pensar durante todo el proceso en el resultado final que buscamos alcanzar. Se trata de tener el fin en mente.

De esta forma, podemos desapegarnos de la manera en que lo diseñamos inicialmente. Pienso que así se puede disfrutar más de todo el proceso y no solamente del resultado. Y creo que lo anterior es válido tanto para el que gestiona el producto como para el cliente. El último se siente escuchado. Así, hay menos probabilidades de conflictos entre tu equipo y tus clientes o beneficiarios.

Por ende, el objetivo de la filosofía ágil es desarrollar productos y servicios de calidad que respondan a las necesidades de unos clientes. Todo eso siendo conscientes de que sus prioridades pueden cambiar en todo momento. Y si no nos adaptamos a las coyunturas, chocamos con pared y no evolucionamos.

La rigidez tradicional versus la flexibilidad de la agilidad

¿No te parece obsoleta la idea de fijar estrategias a tres, seis o nueve años? Claro, es importante tener una visión y un propósito a largo plazo.

Sin embargo, construir un plan de acción detallado a largo plazo no da plazo para la adaptabilidad. Y, por ende, tampoco a la resiliencia.

Quizás lo hayas experimentado de manera personal o dentro de una organización. Y más con la crisis sanitaria que estamos enfrentando con el Covid-19. En efecto, mucha gente tuvo que dejar de seguir las estrategias que habían definido previamente. Se dieron cuenta que ya no eran funcionales con la nueva coyuntura.  

¿Y qué pasó con las organizaciones que no estaban acostumbradas a adaptarse? Pues demoraron mucho en encontrar soluciones adaptadas al nuevo contexto. Y sabemos que, en el mundo organizacional, el tiempo es dinero. Y sin dinero, no puede haber estabilidad financiera ni buenos empleos. Es todo un sistema que se puede caer.

El término «ágil» propone un enfoque de gestión de proyectos alternativo a los sistemas tradicionales lineales y predictivos. Y este enfoque tiene sus fundamentos y ventajas.

Fundamentos del método ágil

Antes de seguir leyendo este artículo, te invito a asimilar uno de los fundamentos de los sistemas ágiles. Las nuevas necesidades que pueden surgir en el camino de tus clientes o beneficiarios no se pueden cancelar ni omitir.

Es necesario tener empatía hacia tus clientes y beneficiarios. Tal como a cualquiera de nosotros, les surgen imprevistos. Y también se van dando nuevas oportunidades. Así mismo, a veces descubren en el camino que hay cosas que no son funcionales.

Uno de los credos es que, planificar de manera muy detallada un proyecto completo es una pérdida de tiempo. Incluso, se considera contraproducente. Sin embargo, no hay que caer en la cero planeación.

Aunque el método ágil implica flexibilidad, también hay reglas y procesos a seguir.

La división ágil de las actividades

La idea es definir una primera meta a corto plazo. Iniciar la ejecución lo más pronto posible. Cada vez que un objetivo es alcanzado, los equipos se detienen.

¿Para qué? Para ver si han surgido nuevas necesidades. Y revisar lo que funciona, lo que funciona a medias, lo que no. En función de este análisis, se adapta el itinerario de la siguiente meta. Y así sucesivamente hasta alcanzar tu objetivo final.

Además, de esta forma, podrás ser más transparente con tus clientes o beneficiarios sobre los avances que obtienes en cada fase. De hecho, estas entregas intermediarias son una gran oportunidad, obtendrás retroalimentación. Y si se requiere algún ajuste o si han cambiado sus necesidades, podrán decírtelo en ese momento.

Entonces, en términos prácticos, tienes que imaginar que cada proyecto se tiene que dividir en partes o fases. Adaptarse rápida y eficazmente a los cambios… ¿No te suena a resiliencia?

La resiliencia es un término que se maneja mucho cuando hablamos de cambio climático u otro tipo de crisis. Y claro, no podemos hablar de resiliencia sin tocar el tema de la vulnerabilidad.

Cuando tu capacidad de generar cambios es reducida, tu exposición a posibles efectos negativos es mayor. Si tu exposición es mayor y tu respuesta es baja, eres muy vulnerable.

Podríamos decir que el método ágil sirve para limitar tu vulnerabilidad hacia la insatisfacción de tus clientes o beneficiarios.

Aplicaciones del método ágil en sectores pioneros

La primera implementación del método ágil data del año 1993. Se trata del método más utilizado y se llama scrum.

En 2001, se juntaron grandes organizaciones de producción de softwares para uniformizar su manera de colaborar. De este evento, nació el Manifiesto Ágil. Esta declaración enuncia los criterios para definir una nueva forma de desarrollar softwares.

A continuación, te comparto el Manifiesto por el desarrollo ágil de software:

Estamos descubriendo formas mejores de desarrollar software tanto por nuestra propia experiencia como ayudando a terceros. A través de este trabajo hemos aprendido a valorar:

  • Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.
  • Software funcionando sobre documentación extensiva.
  • Colaboración con el cliente sobre negociación contractual.
  • Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan.

Aunque valoramos los elementos de la derecha, valoramos más los de la izquierda.

Recientemente, esta metodología se ha desarrollado mucho para las agencias de mercadotecnia. El marketing también tiene su Manifiesto Ágil.  Para que tengas una idea de cómo se puede adaptar este manifiesto a tu actividad, te lo comparto a continuación:

Para seguir el ritmo de la velocidad y la complejidad del marketing actual, estamos adoptando nuevas formas de trabajar:

  • Centrarse en el valor para el cliente y en los resultados para el negocio sobre el de la actividad y de los “productos”.
  • Aportar valor rápidamente y con frecuencia ir más allá de conceptos de perfección.
  • Aprender mediante experimentos y datos por encima de opiniones y convenciones.
  • Colaboración multidisciplinaria sobre sistemas de silos y jerarquías.
  • Responder al cambio acerca de seguir un plan estático.

Algunas ventajas de la agilidad en el trabajo

Un artículo de blog del banco BBVA nos comparte el siguiente listado de ventajas para el uso del método ágil:

  1. Mejora la calidad. Minimiza los errores en los entregables y mejora la experiencia y la funcionalidad para el cliente.
  2. Mayor compromiso: Mejora la satisfacción del empleado y genera conciencia de equipo.
  3. Rapidez: Acorta los ciclos de producción y minimiza los tiempos de reacción y toma de decisiones.
  4. Aumento de la productividad: Al asignar mejor los recursos, y de forma más dinámica, mejora la producción según las prioridades que tenga la empresa.

Síntesis de los fundamentos del método ágil

En resumen, la metodología ágil invita a valorar:

  1. Las personas y sus interacciones más que los procesos y las herramientas.
  2. La ejecución sobre la investigación exhaustiva.
  3. La colaboración con los clientes más que la negociación basada en contratos.
  4. La adaptación al cambio más que el seguimiento de un plan fijo.

Hoy estos métodos han demostrado su eficacia y se pueden adaptar a otros sectores económicos. ¿Si funciona para el mundo de las Tecnologías de la Información y el marketing, por qué no en tu organización? ¿Y más aún si necesitan organizarse de manera remota?

¿Cómo organizar proyectos con tu equipo de trabajo remoto de manera ágil? – Consejos Prácticos

Gestión de proyectos con metodología y herramientas Kanban

El estilo de gestión de proyectos que generalmente se adopta en los sistemas ágiles es el de Kanban.

La metodología Kanban tiene sus orígenes en la industria automotriz de Japón. Fue creado por Taiichi Ōno para Toyota en 1950 con el objetivo de optimizar su capacidad de producción. La preocupación del momento era volverse competitivo frente a las empresas estadounidenses.

¿Cómo puede ayudarnos un sistema tan antiguo para organizarnos? El método Kanban se basa en el enfoque Lean. El propósito es la mejora continua de los procesos para ser más eficientes en la ejecución de actividades.

El enfoque Kanban permite la producción bajo demanda. El principal objetivo es lograr un equilibrio entre producción y demanda. Para ello, se busca:

  • Generar productos y servicios de calidad.
  • Optimizar los recursos disponibles: humanos, financieros, materiales, etc. Por lo tanto, evitar desperdicios.
  • Limitar contratiempos.

Por ejemplo, cuando sucede un problema, primero necesitamos enterarnos. Por eso es que se necesita un buen sistema de comunicación. De igual forma, se requiere una atribución clara de las responsabilidades de cada integrante del equipo de trabajo. Así, no hay confusión sobre quiénes tienen que intervenir para resolver el problema.

Actualmente, existen muchas herramientas digitales para la gestión de proyectos. Varias integran sistemas de Kanban. Uno de mis favoritos es Trello. Puedes obtener una cuenta gratuita con las funcionalidades básicas.

Así se presenta la compañía de Trello en el primer capítulo de su guía práctica: Trello es una herramienta visual de gestión de trabajo que permite a los equipos idear, planificar, gestionar y celebrar sus objetivos juntos de forma colaborativa, productiva y organizada.

En Trello, se manejan diferentes páginas que se llaman tableros. Son el espacio donde puedes gestionar proyectos y flujos de trabajo. Cada tablero tiene listas que puedes personalizar. En cada una de ellas, es donde puedes colocar diferentes tarjetas.

La manera más común de utilizarlo es atribuir un tablero de Trello para un proyecto. Las listas sirven para definir diferentes estatutos de maduración del proyecto. La idea es ir moviendo las tarjetas (las actividades) en función de los avances.

En general, se consideran los diferentes estatutos:

  • Pendiente / por hacer
  • En curso
  • En espera
  • Hecho

Claro, puedes configurarlo en función de tus necesidades. Puedes por ejemplo agregar una lista de “En revisión” y “validado” si lo requieres. O también puedes crear tus listas en función de los flujos de trabajo de tu organización o empresa.

Tomemos el ejemplo de la redacción de artículo de blog como este. Podrías tener los siguientes flujos:

  • Temas pendientes
  • Búsqueda bibliográfica
  • Redacción
  • Revisión de estilo
  • Edición
  • Publicación
  • Difusión

En cada una de tus tarjetas, puedes utilizar etiquetas de color, asignar responsables, agregar comentarios, etc.

Lo que más me gusta de Trello es que tiene una gran diversidad de plantillas para diferentes fines. En efecto, todos los usuarios pueden compartir y bajar tableros. Esta función colaborativa resulta muy útil.

Podrás encontrar plantillas para las siguientes categorías:

  • Personal
  • Productividad
  • Negocio
  • Educación
  • Diseño
  • Ingeniería
  • Mercadotecnia
  • Recursos Humanos
  • Gestión de productos
  • Gestión de proyectos
  • Trabajo remoto
  • Ventas
  • Soporte

Se justifica explorarlas.

Gestionar proyectos con la metodología GTD

GTD son las siglas en inglés de “Getting Things Done”. Podemos traducirlo al español como “lograr que las cosas sucedan”. Se trata de una metodología que nos comparte David Allen en su libro[1] y en su Sitio Web con el nombre de la metodología.

Hay un punto en el que insiste Allen en todo el libro. Es prioritario sobre cualquier otra actividad colectar los proyectos que tienes que llevar. Esto prevalece sobre hacer cualquier otra actividad que hayas alistado.

Y ahora tal vez estés pensando que el método GTD no es compatible con el ágil. En la agilidad, dijimos que se busca ejecutar de manera pronta. Sin embargo, no dijimos que podíamos prescindir de una planeación. Se requiere una planeación por fases. Entonces, puedes aplicar el método GTD para cada una de las fases de tus proyectos.

Uno de los fundamentos del método GTD es que hacer varias cosas a la vez es contraproducente. También se considera ineficiente ejecutar una actividad, pensando en todos los otros proyectos.

Comparemos nuestro cerebro al disco duro de una computadora. Si abres muchas aplicaciones a la vez aunque no las estás utilizando en ese momento, ¿qué sucede? Se alienta tu computadora y la aplicación que necesitas usar se vuelve menos eficiente. Estás saturando de manera inútil la RAM de tu computadora.

De igual forma, si piensas en muchos proyectos a la vez, tienes poca capacidad de ejecución disponible. El problema es que tu mente te sigue recordando cosas que no puedes atender en ese momento. Entonces te está llegando información inútil. No estás utilizando todo tu potencial.

Si liberas tu mente de lo que llamamos la carga mental, tendrás un mejor desempeño en tus actividades. En esta configuración, hay menos probabilidad de que cometas errores. Hay más probabilidad que tu trabajo tenga la profundidad que requería. Y puede que necesites menos tiempo para hacerlo. Un esquema ideal para muchas personas. ¿No crees?

¿Cómo implementar la metodología GTD?

Si quieres saber cómo puedes liberar tu carga mental, te va a interesar lo que sigue. Los pasos de la metodología GTD son los siguientes:

  1. Colectar
  2. Procesar
  3. Organizar
  4. Revisar
  5. Hacer

Veamos a detalle cada una de estas fases.

En la primera fase, se alistan todos los proyectos que necesitas elaborar en un documento o una aplicación de gestión de proyectos.

En la fase de procesamiento, nos detenemos a pensar en las actividades que necesitamos para realizar cada uno de nuestros proyectos. Los que alistamos en la primera etapa. Para lograrlo, te puedes hacer las siguientes preguntas: ¿Cuál es el primer paso? ¿Y el siguiente? Y así sucesivamente hasta que llegues al último paso que te permitirá cerrar el proyecto. O en el caso de la agilidad, hasta cerrar cada fase del proyecto.

En la etapa de organización, se supone que tienes toda la información de las fases anteriores. Entonces, puedas visualizar tus proyectos de manera más amigable. Ya no se ven como algo grande y abstracto difícil de alcanzar. Ya tienes claro por dónde y cómo empezar. Es concreto y lo puedes llevar a la práctica. Por lo tanto, ya puedes agendar tus actividades con fechas tentativas.

Ahora, toca la fase de revisión. Ya puedes revisar el conjunto de la información que organizaste y ver si requiere algún ajuste. Por ejemplo, puedes preguntarte si las actividades son alcanzables. O si cabe todo en tu agenda o el de tu equipo de trabajo. Recuerda que casi siempre surgirán actividades imprevistas. Hay que dar cabida a la flexibilidad.

Finalmente, tienes todo listo para poder ejecutar.

Inténtalo y te aseguro que, al seguir estos cinco pasos, serás más eficiente. Además, obtendrás un panorama muy claro sobre lo que tienes que hacer.

Cuando acabas una tarea, siempre piensa: ¿Cuál es el siguiente paso en mi lista? ¡Revísalo y hazlo! Es así de sencillo. De hecho, es algo que puedes utilizar tanto en tu trabajo como en tu vida personal.

Aprender a priorizar tus actividades con agilidad con la matriz de Eiseinhower

En un mundo tan cambiante, es importante aprender a lidiar con las prioridades.

La matriz de priorización de Eisenhower es muy sencilla y práctica. Se puede resumir de la siguiente forma:

  • Si tienes algo importante y urgente, hazlo lo más pronto que puedas.
  • Cuando es importante pero no urgente, planifícalo para poder hacerlo de la mejor forma.
  • En caso de tener algo urgente que no es importante, quizás puedas delegar esta tarea a quien corresponda.
  • Y si no es importante y tampoco es urgente. ¿Por qué y para qué quieres hacerlo? Te puedes deshacer de esta actividad.

Lo último parece lógico, pero vivimos constantemente en la urgencia. Y cuando surgen urgencias, no nos detenemos a pensar si realmente es algo importante. Por ende, terminamos haciendo muchas actividades que pensamos prioritarias por su carácter urgente.

Estos malos hábitos, ocupan una gran parte de nuestro tiempo. Desgraciadamente, casi ya no tenemos tiempo para atender los asuntos importantes que no son urgentes. Y un día lo que era importante y no urgía, se vuelve una urgencia que tenemos que atender. Es un ciclo vicioso.

Ya entendiste, lo ideal es dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a lo que es importante y no urge. Así, cuando aparezcan asuntos urgentes e importantes que no pudiste prever, podrás tratarlos de manera eficiente.

Además, vivir con actividades urgentes acumuladas es una gran fuente de estrés. Y aunque algunas personas dirán que trabajan mejor bajo presión, la calidad del trabajo está en juego.

Uso de las estructuras liberadoras para dinamizar tus reuniones laborales

En esta última sección, quiero compartir contigo un recurso muy útil para facilitar reuniones dinámicas. Se trata de las estructuras liberadoras.

En el sitio web oficial de Liberating structures, mencionan que estas técnicas promueven la participación activa de grupos de cualquier tamaño, haciendo realmente posible liberar el potencial de todos.

Estas técnicas muy didácticas se dividen en diferentes categorías en función del objetivo que uno busca:

  • Revelar, generar o mejorar ideas o soluciones.
  • Compartir o difundir ideas, conocimientos o experiencias.
  • Analizar, diagnosticar o informar.
  • Dar o recibir ayuda.
  • Generar estrategias
  • Planificar.

De esta forma, podrás proponer reuniones que captan la atención de tus colaboradores.

¡Además, podrás alcanzar tus objetivos de planeación y monitoreo en tiempos record!


[1] Allen, D. (2015). Getting things done : the art of stress-free productivity. New York, New York: Penguin Books.