¿Qué es una entidad sin animo de lucro? ¿Cuáles son los pasos y el marco normativo para crear una ESAL en Colombia?, Estos y otros temas serán abordados en este post. Esperamos que este artículo de Gestionándote sea de ayuda para contestar todos estos interrogantes; además entregaremos claves y recomendaciones para el proceso.

¿Qué es una ESAL en Colombia?

Una entidad sin ánimo de lucro también conocida como ESAL en Colombia, es un tipo de asociación y organización, que se constituye como una persona jurídica en la cual no se persigue la intención de generar utilidades o ingresos a los socios y o constituyentes.

Existen distintos tipos de ESALES, reglamentadas en Colombia:

  • Asociaciones, corporaciones y fundaciones.
  • Entidades de la economía solidaria, tales como cooperativas, precooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales.
  • Entidades extranjeras de derecho privado sin animo de lucro con domicilio en el exterior.

Hablemos un poco del marco normativo

Para poder seguir con el proceso de constitución de una entidad sin ánimo de lucro, se debe tener en cuenta que los tipos de asociación más comunes están definidos en el decreto 2150 de 1995, el decreto 427 de 1996; y ciertos decretos distritales como el 059 de 1991 y el 530 de 2015, así mismo, tambien se rigen por la circular 002 de 2016 de la Superintendencia de Industria y Comercio en especial el numeral 2.2.2.

Si bien es extenso;  el marco normativo permitirá entender los requisitos y pasos a seguir en la conformación de este tipo de asociación.

Tener en cuenta: en cada región existe una institución que ofrece asesoría, en la mayoría de los casos gratuita, sobre la constitución de una ESAL en Colombia.

En Bogotá está la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control (de ESAL) que ofrece asesoría en los siguientes temas:

Orientación y asesoría en los siguientes temas:

  • Constitución de una entidad sin ánimo de lucro.
  • Acta de Constitución.
  • Estatutos.
  • Tipos de Asamblea y procedimiento de convocatoria.
  • Actos que se registran en Cámara de Comercio.
  • Normatividad que regula a las entidades sin ánimo de lucro.
  • Registro saldos estados financieros en la página WEB a través de la clave electrónica o PIN.
  • Causales de Disolución y Liquidación de una entidad sin ánimo de lucro.
  • Revisión de la documentación financiera y contable.
  • Obligaciones financieras y contables

En otras regiones, pueden encontrar las cámaras de comercio que suelen ofrecer asesoría también.

Normatividad según el tipo de ESAL

El decreto 2150 de 1995 aborda el tema de la constitución de entidades sin animo de lucro. Específicamente, el artículo cuarenta es de crucial lectura ya que habla sobre los componentes del documento de registro, la licencia de funcionamiento de  y otros aspectos clave.

Según el objeto planteado para la ESAL y el tipo de persona jurídica se debe buscar cuál es el decreto o norma que rige el tipo de asociación. Por ejemplo, una asociación gremial, de beneficencia, social, juvenil, cívica, de ayuda a personas en condición de inferioridad o clubes sociales estarán descritas por el Decreto 2150, la circular 002 de 2016,  y decretos distritales referidos anteriormente.

En caso de entidades de economía solidaria, tales como precooperativas, cooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales, instituciones auxiliares del cooperativismo, entre otras; están supeditadas a las Leyes 79 de 1988 y 454 de 1998; también por los Decretos 2150 de 1995, 427 de 1996, por último, por el Decreto-Ley 019 de 2019.

Las asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecino, que no estén registradas  en el régimen de propiedad horizontal, están regidas por los Decretos 2150 de 19995 y 427 de 1996.

Entidades ambientalistas, sostenidas en los decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996.

Para las federaciones y confederaciones se deben tomar en cuenta los Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996 y la circular 02 de 2016 de la SIC.

El Registro de entidades privadas y ONG extranjeras de derecho privado está regido por el artículo 58 del código general del proceso, Decreto-Ley 019 de 2012, y por la circular 002 de 2016 de la SIC.

Las veedurías ciudadanas están normadas por la Ley 850 de 2003 y las redes de veedurías ciudadana por la Ley 1757 d e2015.

Tras esta breve síntesis del marco legal vigente para diferentes tipos de entidades sin ánimo de lucro, es importante mencionar que existen entidades exceptuadas que no deben ser registradas ante la cámara de comercio:

  • Instituciones de educación superior
  • instituciones de educación formal y no formal
  • Personas jurídicas sin ánimo de lucro que prestan servicios de vigilancia privada
  • Juntas de acción comunal, juntas de vivienda comunitaria
  • Iglesias, confesiones y denominaciones religiosas
  • Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores
  • Partidos y movimientos políticos
  • Cámaras comercio reguladas por el código de comercio
  • Entidades del sector salud, cuyo propósito sea la prevención, fomento y tratamiento de una comunidad
  • Sociedades de gestión colectiva de derechos de autor
  • Establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial, corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos
  • Propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal
  • Cajas de compensación familiar
  • Cabildos indígenas
  • Entidades que conforman el sistema nacional de deporte de los niveles nacional, departamental y municipal
  • Instituciones de utilidad que prestan servicios de bienestar familiar
  • Organizacionales gremiales de pensionados
  • Casa-cárcel
  • Clubes de tiro y caza, asociaciones de coleccionistas de armas
  • Cuerpos de bomberos voluntarios y oficiales
  • Asociaciones u organizaciones de familias cuyo objeto social sea el desarrollo por el sistema de autoconstrucción de programas de vivienda de interés social

Pasos para crear una ESAL

Parece extenuante, tras revisar el marco legal, surgen miles de dudas;  si bien el proceso parece de nunca acabar, la planificación permitirá que sea posible realizar este proceso de forma rápida.  La revisión documental es el primer paso.

Tras esto se debe establecer ante qué entidad deberá hacerse el registro. En Colombia son las cámaras de comercio las entidades encargadas del registro, estas entidades surgen de un modelo de colaboración público-privado, que procuran el bienestar de las personas jurídicas.

Cada cámara de comercio tiene una jurisprudencia específica según la zona geográfica. La Cámara de Comercio de Bogotá es la institución más grande y representa a la Cámara de Comercio Internacional. Es necesario definir el lugar donde la entidad establecerá su domicilio, lugar donde realizará sus actividades para así dirigirse a la cámara de comercio asignada.

La ESAL es más que solo el registro

Antes de realizar el registro y acudir de manera virtual o presencial ante cualquier entidad se debe tener en claro el nombre, objeto, entes de control, participantes; entre otros aspectos que son indispensables a la hora de realizar el registro. 

Realizar el documento de constitución

Una ESAL se constituye a través de los siguientes actos administrativos: escritura pública, documento privado o acta. cualquiera de estos actos deberá contener:

  • Nombre completo identificación y domicilio de las personas que actúan en calidad de otorgantes o Constituyentes, tal como se especifica en el decreto 2150 de 1995.
  • Nombre ESAL, para nombrar correctamente la entidad, es necesario que se evite a toda costa la homonimia, es por ello que es muy importante que anteriormente se verifique en el Registro Único Empresarial y Social (RUES), proceso que se puede realizar virtualmente.
  • Es necesario que se especifique el tipo de persona jurídica que se registrará, ya que podrá ser fundación, asociación o corporación.
  • Domicilio de la asociación, el lugar donde la entidad realizará sus actividades, no tiene que ver con el domicilio de los otorgantes, debe ser indicado claramente, para así verifica la jurisprudencia de la Cámara de Comercio o entidad.
  • Objeto, es imperativo relacionar todas las actividades que desempeñará la entidad. Se verificará que ninguna de las actividades vinculadas haga parte de las excepciones reglamentadas a la hora de registrar una ESAL, previstas en los decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996.
  • Patrimonio, es importante declarar la existencia de capital semilla o patrimonio inicial, que puede estar constituido por bienes inmuebles.
  • Declaración de las facultades y funciones de los administradores y representante legal de la ESAL. Se debe definir quien hará las veces de representante legal.
  • Es preciso especificar la duración de la entidad y los lineamientos a seguir tras una posible liquidación.
  • En caso de que la entidad, tenga el cargo de revisor fiscal, las funciones de este deben ser descritas, adjuntar los documentos del revisor fiscal actual.
  • Mención a la entidad que vigilará a la entidad.
  • Presentación personal de los constituyentes, la forma en que se debe realizar cambia según el acto; por ejemplo, en un acta son el presidente y secretario de la asamblea quienes registraran las presentaciones, tambien puede realizarse este requisito de forma gratuita ante un funcionario de la Cámara de Comercio.

Tipo de acto

Si bien se realizó mención al contenido, es importante decidir y entender en que consiste cada acto administrativo y cuáles son sus componentes únicos:

  • Acta de asamblea de constitución: es un documento que da constancia de una reunión donde se toma una decisión, siempre debe estar firmada por el presidente y el secretario de la asamblea. Es un acto que evita la comparecencia ante un juez, notario o funcionario autorizado.
  • Escritura pública: todos los constituyentes comparecen en la notaría, pueden enviar apoderados, para así otorgar el instrumento público.
  • Documento privado:  los constituyentes firman el documento de constitución, que luego se registra ante un juez o notario.

Recomendaciones

  • Muchos de los pasos y procesos de verificación se pueden realizar de forma virtual, en la pagina de la cámara de comercio designada, en el RUES o en la DIAN ( Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). En estas entidades se puede realizar la consulta de actividades, marca, nombre y adicionalmente es posible   descargar los formularios de registro Único Empresarial y social y el Registro único tributario. 
  • Las fundaciones deben ser constituidas por una o más personas. las asociaciones o corporaciones de ser conformadas como mínimo por dos personas.
  • Las fundaciones deben registrar obligatoriamente patrimonio inicial.
  • Para realizar el registro de bienes muebles como patrimonio se deben consultar los documentos que deberán ser adjuntados.
  • En caso de que el Representante Legal y el Revisor Fiscal, no hagan parte de los Constituyentes o comparecientes, es necesario anexar las cartas de aceptación firmadas y con el número de documento.
  • Normalmente, las cámaras de comercio cuentan con guías, asesorías, e incluso revisión virtual de actas y otros documentos.